Ya está a la venta mi nueva agenda para escritoras, pero esta entrada no es para intentar vendértela, sino para enseñarte cómo usar una agenda para sacarle el máximo rendimiento y que consigas ser más productiva. Si, además, te apetece echarle un vistazo a la mía, aquí tienes todas las características.
Sé que me repito si te digo que una agenda es la herramienta más sencilla y práctica que puedes usar para organizarte, gestionar mucho mejor lo que haces con tu tiempo y, por lo tanto, quedarte con la sensación de que has tenido un día muy productivo.
Pero no todo el mundo sabe manejar las agendas, solo las utilizan para apuntar citas importantes o cumpleaños y desaprovechan todo su potencial.
Por eso he decidido escribir este post y enseñarte cómo puedes usar esta herramienta de forma eficiente.
1. Planificación anual
Siempre lo planifico todo siguiendo un esquema de mayor a menor, desde las tareas de casa a la escritura. Creo que es un sistema bastante eficaz porque ayuda a mantener el foco en los objetivos que te propones y, precisamente por eso, siempre empiezo por la planificación anual.
Calendario anual
Todas las agendas, la mía también, tienen un calendario anual al principio. Aquí es donde puedes señalar las fechas especiales como eventos literarios, puentes escolares o vacaciones. También puedes señalar fechas de lanzamiento, ofertas o tu aniversario como escritora, es decir, aquellos días en los que vas a preparar algo especial para tu comunidad.
Planificador anual
En el planificador anual es donde desarrollas esas fechas, escribes tus objetivos y prioridades mensuales. De un solo vistazo puedes ver todo lo que quieres hacer durante el año. Como esta primera planificación es a largo plazo, es mejor escribirla a lápiz o con boli borrable para no estropear tu agenda si tienes que replanificar, que, te adelanto, será lo más seguro.
Horario
En mi agenda tienes un apartado para desarrollar tu time blocking por categorías junto al horario, pero también puedes hacerlo «de cabeza». El horario es solo una guía de cómo sería una semana típica de trabajo, es decir, lo más lógico es que haya semanas que no puedas cumplir el horario como lo tienes establecido o que tengas que hacer modificaciones. No importa. Recuerda que cualquier sistema de planificación debe ser flexible y adaptable a las circunstancias que te marca la vida y el día a día.
Primero establece las franjas horarias que son inamovibles, como puede ser llevar a tus hijos al colegio o tu trabajo nutricional si lo tienes. A partir de ahí, asigna una hora para tus sesiones de escritura y todo lo demás (blog, newsletters, creación de contenido para Instagram) en los huecos que queden.
Importantísimo que también reserves un hueco para ti y tu descanso.
2. Planificación mensual
En este punto diseccionamos los objetivos anuales en objetivos mensuales más pequeños. Aún no tenemos tareas específicas, pero ya nos vamos acercando.
Calendario mensual
Una vez establecidas las fechas especiales del año es momento de trasladarlas al calendario mensual. Aquí puedes ser más específica y añadir cumpleaños o festividades locales.
Planificador mensual
Apunta los objetivos que debes cumplir ese mes y coloca las fechas límite para cumplirlos en el planificador mensual. En este planificador también escribe aquellas tareas rutinarias que hagas todos los meses o semanas, como puede ser actualizar las autolistas de Metricool, promocionar el post mensual del blog, etc.
3. Planificación semanal
Ha llegado el momento de convertir los objetivos mensuales en tareas semanales. A mí me gusta que la planificación semanal sea de siete días vista, esto implica que cuando tienes la agenda abierta puedes ver toda la semana de un vistazo y así controlar la carga de trabajo que tienes programada.
¡Y manos a la obra!
Así explicado puede parecer un poco lioso, así que te voy a dejar el ejemplo de la creación y lanzamiento de mi agenda para escritoras.
La fecha límite que me propuse a principio de año fue la primera semana de noviembre.
«Lanzar agenda», así en bruto, es un objetivo demasiado poco específico e inabarcable porque ni dice cuándo ni por dónde empezar. Por eso lo dividí en tres categorías: diseño, publicación en Escribir Romántica y plan de lanzamiento.
Como quería lanzarla a primeros de noviembre, debía dejarlo todo listo antes de ese mes, así que asigné cada sección a un mes anterior de manera que en octubre debía dejar listo el plan de ventas, en septiembre, la publicación en la tienda online y en agosto, el diseño de la agenda.
Aun así, las secciones todavía eran muy grandes y las volví a dividir en tareas concretas que podía hacer en una determinada semana. Por ejemplo, el diseño de la agenda implicaba hacer una lista de contenidos, crear cada página de la agenda, elegir tipografías y colores, diseñar la cubierta, hacer pruebas de impresión y reajustar.
Como ves, convertí el objetivo «lanzar agenda» en tareas muy concretas que pude hacer a lo largo de tres meses de forma asequible y sin agobios. Y la agenda me ayudó a planificarlo todo con fechas y plazos sin perder el foco y sabiendo en todo momento lo que debía hacer.
En definitiva, gané en productividad con un método muy sencillo y fácil de aplicar.
Y si te ha picado la curiosidad, así de bonita ha quedado.
